SPK_SARABAN
Last updated
Last updated
กศน.จังหวัดสมุทรปราการ ก็เหมือนกับหน่วยงานรัฐอื่น ๆ ในแต่ละวันจะมีหนังสือราชการเข้า-ออกมากมาย และเป็นหน้าที่ของงานธุรการที่ต้องปฏิบัติตามระเบียบงานสารบรรณ ลงรับ จ่ายงาน เก็บงาน และอื่น ๆ ตามขั้นตอนจนจบกระบวนการทำงาน และใช้การบันทึกบัญชีลงสมุดที่เป็นกระดาษ ตรงนี้จะยากต่อการค้นหาหนังสือ
ที่ผ่านมาเกิดโรคระบาดที่เรียกว่า โรคติดเชื้อไวรัสโคโรน่า 2019 และมีคำสั่งให้ปฏิบัติงาน ณ ที่ตั้ง หรือ Work from home ต้องทำงานผ่านช่องทางออนไลน์มากขึ้น ทำให้งานธุรการแบบเดิมอาจจะหยุดชะงัก ทำให้ต้องหาวิธีที่จะทำให้งานธุรการเดินต่อไปได้เหมือนเหตุการณ์ปกติ จึงเกิดความคิดที่ว่า "เรามีเครื่องมือให้ใช้อยู่แล้วทำไมไม่เอามาประยุกต์ใช้กับงานสารบรรณ" จึงได้นำโปรแกรมของ Google Workspace ที่ประกอบด้วย Google Drive, Google Sheets, Google Data Studio มาทำระบบสารบรรณอิเล็กทรอนิกส์ใช้ภายในสำนักงาน
กระบวนการทำงานลงทะเบียนหนังสือรับ ก็จะเริมจากงานธุรการลงรับหนังสือราชการที่ได้รับจากอีเมล์ในระบบ Google Sheets จากนั้นลงทะเบียนเลขหนังสือรับ เก็บไฟล์ไว้ที่ Google Drive จากนั้นส่งไฟล์ให้ผู้บริหารพิจารณาผ่านทางแอปพลิเคชั้นไลน์ และส่งต่อให้เจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบปฏิบัติจนแล้วเสร็จตามกระบวนการ และงานธุรการจะอัพเดทสถานะของงาน และปฏิบัติตามกระบวนการของงานธุรการต่อไป
ระบบงานสารบรรณที่ใช้ Google Drive เป็นที่เก็บข้อมูล Google Sheets ที่เปรียบเสมือนเป็นฐานข้อมูล และ Google Data Studio เป็นการนำข้อมูลมาแสดงผล
เมื่อทดสอบใช้งานแล้วพบว่าระบบฯ สามารถทำให้งานธุรการเดินไปได้ตามปกติ มีความรวดเร็วในการเสนองานและปฏิบัติงาน สามารถค้นหาข้อมูลได้ง่าย
