ไฟล์ และ โฟลเดอร์

ขั้นตอนถัดมา คือ เข้าใช้งาน Google Drive ซึ่งจะประกอบไปด้วยไฟล์ Sheets ที่เป็นทะเบียนคุมหนังสือ รับ / ส่ง / บันทึก / คำสั่ง และโฟลเดอร์สำหรับเก็บไฟล์เอกสาร

เมื่อเข้ามาที่ Google Drive แล้ว เราจะมีการใช้งานอยู่ 2 ส่วนคือ

• ไฟล์ Google Sheets ที่เป็นทะเบียนคุมหนังสือ รับ / ส่ง / บันทึก / คำสั่ง

• โฟลเดอร์สำหรับเก็บไฟล์เอกสาร

Google Drive

ไฟล์ Google Sheets

ไฟล์ที่ใช้จะอยู่ที่ ลำดับความสำคัญ > พื้นที่ทำงาน > งานสารบรรณ

ภาพที่ 4 พื้นที่ทำงาน Work space

ในไฟล์ sarabun64 ประกอบไปด้วยแผ่นงานหนังสือ รับ / ส่ง / บันทึก / คำส่ง

ภาพที่ 5 ไฟล์ทะเบียนคุมหนังสือ

URL ทะเบียนคุมหนังสือ รับ / ส่ง / บันทึก / คำสั่ง

แก้ไขได้เฉพาะเจ้าหน้าที่งานสารบรรณ

ข้อมูลในแผ่นงานหนังสือรับ

เลขทะเบียนรับ	ชั้นความเร็ว	วันที่ลงรับ	เลขที่หนังสือ	ลงวันที่	ปี พ.ศ.	จาก	ถึง	เรื่อง	กลุ่มงาน	ผู้รับผิดชอบ	สถานะ	ไฟล์
0	ด่วนที่สุด	11 พ.ย.64	ศธ 0210.74/001	15 ต.ค.64	2564	สำนักงาน กศน.	ผอ.	คู่มือ	กลุ่มยุทธศาสตร์และการพัฒนา	ณัฐดนัย	ดำเนินการแล้ว	005 file sarabun.PNG

• เลขทะเบียนรับ

• ชั้นความเร็ว

• วันที่ลงรับ

• เลขที่หนังสือ

• ลงวันที่

• ปี พ.ศ.

• จาก

• ถึง

• เรื่อง

• กลุ่มงาน

• ผู้รับผิดชอบ

• สถานะ

• ไฟล์

ข้อมูลในแผ่นงานหนังสือส่ง

เลขทะเบียนส่ง	ชั้นความเร็ว	ลงวันที่	ปี พ.ศ.	จาก	ถึง	เรื่อง	กลุ่มงาน	ผู้รับผิดชอบ	ไฟล์
1	ด่วน	11 พ.ย.64	2564	ผอ.	สถานศึกษา	คู่มือ	กลุ่มยุทธศาสตร์และการพัฒนา	ณัฐดนัย	005 file sarabun.PNG

• เลขทะเบียนส่ง

• ชั้นความเร็ว

• ลงวันที่

• ปี พ.ศ.

• จาก

• ถึง

• เรื่อง

• กลุ่มงาน

• ผู้รับผิดชอบ

• ไฟล์

ข้อมูลในแผ่นงานหนังสือคำสั่ง

ที่	วันที่	เรื่อง	วันที่ปฏิบัติ	สั่ง ณ วันที่	ผู้ปฏิบัติ	ไฟล์
1	11 พ.ย.64	คู่มือ	11 พ.ย.64	11 พ.ย.64	ณัฐดนัย	005 file sarabun.PNG

• ที่

• วันที่

• เรื่อง

• วันที่ปฏิบัติ

• สั่ง ณ วันที่

• ผู้ปฏิบัติ

• ไฟล์

ข้อมูลในแผ่นงานบันทึกข้อความ

ที่	วันที่	เรื่อง	จาก	ถึง	ผล	หมายเหตุ	ไฟล์
1	11 พ.ย.64	คู่มือ			ลงนาม

• ลำดับ

• วันที่

• เรื่อง

• จาก

• ถึง

• ผล

• หมายเหตุ

• ไฟล์

โฟลเดอร์

URL โฟลเดอร์งานสารบรรณ

ดูได้ทุกคน

องค์ประกอบของโฟลเดอร์งานสารบรรณ

ภาพที่ 7 องค์ประกอบระบบไฟล์

ลำดับการจัดเรียง

• 0สารบรรณ

  • รับ / ส่ง / บันทึก / คำสั่ง

    • XXXX-YYYY

      • ไฟล์แนบ 1

      • ไฟล์แนบ 2

      • ไฟล์แนบอื่น ๆ

สีส้มแทนโฟลเดอร์

สีเขียวแทนไฟล์